DAS UNTERNEHMEN, im aktuellen Buchreport-Ranking "Die 100 gr��ten Buchhandlungen" auf Platz sechs gef�hrt, tr�gt noch heute den Namen des Gr�nders, Johann Baptist Schweitzer, der 1868 in M�nchen ein Antiquariat er�ffnete. Durch Filialisierung - mit elf Standorten in Deutschland und zwei Vertretungen in Wien und New York - sowie dem Konzept, den Kunden Literatur und Dienstleistung anzubieten, hat sich das Unter�nehmen in den letzten Jahren seinen Platz als f�hrende Fachbuchhandlung f�r Recht, Wirtschaft und Steuern (RWS) sowie im universit�ren Bereich gesichert. Zum Kundenkreis z�hlen neben der traditionellen Klientel aus rechts- und steuerberatenden Berufen vor allem auch Bibliotheken, Beh�rden und Firmen bis hin zu internationalen Konzernen. Mit der �bernahme eines gesamten Literatur-Managements, individuell auf das Profil des Kunden zugeschnitten, machen sich die RWS-Spezialisten bei vielen Kunden unentbehrlich. Seit August 2000 offeriert die Gruppe in einem f�r das Unternehmen entwickelten Webshop Literatur und Dienstleistung auch im Internet. Eine der vielen Besonderheiten: Bei Firmenkun�den und Bibliotheken l�sst sich der Online-Shop mit seiner neuen Benutzeroberfl�che als Intranet-L�sung direkt in den internen Bestell-Workflow einbinden und in die kunden-internen IT-Systeme, zum Beispiel von SAP, integrieren.
In den letzten Jahren ist es - bei steigenden Ums�tzen und wachsender Mitarbeiterzahl - in den B�ror�umen der RWS-Fachbuch-Handelskette eng geworden. "Akuter Platzmangel war 1999 ein dringendes Argument, sich f�r die Einf�hrung einer leistungsstarken, elektronischen Dokumentenarchivierung zu entscheiden", berichtet Christian Stein, IT-Leiter bei der Schweitzer-Gruppe. Bis zu diesem Zeitpunkt mussten die Mitarbeiter der Auf-tragsbearbeitung und Buchhaltung t�glich zwischen 500 und 2000 Belege in H�ngeregisterordner ablegen und diese in Schr�nken in ihren B�ros sammeln.
Um den dringend ben�tigten Platz zu schaffen,
sollte ein Dokumenten-Management-System k�nftig sowohl die H�ngeregisterschr�nke als auch die Archivr�ume �berfl�ssig machen. Es sollte s�mtliche eingehenden und ausgehenden Dokumente archivieren und f�r einen schnellen Zugriff bereithalten, beispielsweise um Nachfragen zu Lieferantenrechnungen umgehend beantworten zu k�nnen. Denn neben dem Platzmangel war die Suche nach Belegen f�r die Mitarbeiter �u�erst zeitraubend.
1999 entschied sich die Gesch�ftsleitung f�r das Dokumenten-Management-System "Docuware". Ausschlaggebend war die Pr�sentation der Software durch den Docuware-Partner MDN H�bner aus N�rnberg. "Uberzeugt hat vor allem die rasche Anbindung an unser Auftragsbearbeitungssystem", urteilt der IT-Leiter. "Einer der Vorteile war, dass wir unsere elektronischen Belege mit nur geringem Aufwand in das Archivierungssystem importieren konnten." Au�erdem war der Softwarepartner ein zuverl�ssiger Scan-Dienstleister f�r alle in Papierform eingehenden Dokumente.
Heute sind in der Fachbuchhandelskette 35 Volllizenzen und 20 Read-only-Lizenzen des Dokumenten-Management-Systems im Einsatz. An neun von elf Standorten in Deutschland - die zwar alle �ber VPN-Leitun- gen vernetzt sind, aber unabh�ngig voneinan�der agieren - wird Docuware t�glich und, wie Stein betont, "sehr ausf�hrlich" von etwa 200 Mitarbeitern genutzt.

Archivieren ohne manuellen Aufwand

Allein in M�nchen sind 100 Mitarbeiter auf die Software angewiesen, "sie d�rfte keinen Tag ausfallen". In 20 elektronischen Archiven werden s�mtliche Belege aus der Finanzbuchhaltung, Kunden- und Lieferantenkommunikation gespeichert, zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen, Re-klamationen, Bestellungen, Abbestellungen oder Kontobl�tter von Kunden.
Die Implementierung des Systems vor vier Jahren verlief relativ unproblematisch, erinnert sich IT-Chef Stein: "Nach etwa drei Monaten war Docuware an den vorgesehenen Standorten installiert und funktionierte dann auch ohne relevante Probleme." An zus�tzlicher Hardware wurden lediglich Windows- 2000-Server ben�tigt, die auch f�r andere Anwendungen mitgenutzt werden k�nnen. In der Zentrale in M�nchen �bernahm der Softwarepartner in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung die Installation des Servers und die Anpassung an die Auftragsbearbeitung. An den meisten anderen Standorten sorgte dann Projektleiter Stein mit Unterst�tzung der Hotline selbst f�r die Implementierung. "Wir haben den Vorteil, wenn es in M�nchen l�uft, funktioniert es auch an den anderen Standorten, denn unser internes DV-System ist �berall dasselbe."
Ebenso wie die IT-Spezialisten kamen auch die Anwender gut zurecht. Ohne gro�en Schulungsaufwand konnten sie sofort mit dem System arbeiten. So werden in den neun betroffenen Standorten alle anfallenden Dokumente auf zwei verschiedene Arten archiviert - ohne manuellen Aufwand. Eingehende Papierbelege, das sind vor allem Bestellungen, werden gesammelt und einmal w�chentlich zum N�rnberger Scan-Dienstleister geschickt.

Anfragen k�nnen sofort beantwortet werden

Die Dokumente kommen bundesweit via Kurier, werden nach Belegarten getrennt aufbereitet und als Stapel gescannt, die Indexierung erfolgt einzeln am Bildschirm durch MDN H�bner. Die Scans werden auf CDs gespei-chert und noch am gleichen Tag an die Filialen zur�ckgeschickt. Allein in M�nchen wurden bisher rund 700 000 gescannte Belege archiviert. Anders ist das Verfahren bei den mit der eigenen DV erstellten, ausgehenden Belegen wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften oder auch Buchungsjournalen. Diese lassen sich mit dem Zusatzmodul "Cold/Read" automatisch archivieren. Bei den elektronisch erstellten Belegen werden daf�r die Spooldaten, die beim Drucken entstehen, verwendet. Das Modul filtert sie und interpretiert die Steuerzeichen; Suchbegriffe und Indexe werden herausgefiltert.
Die Mitarbeiter der Schweitzer-Gruppe wissen die Vorteile, die die neue L�sung mit sich bringt, sehr zu sch�tzen. Kundenanfragen k�nnen jetzt sofort am Arbeitsplatz beantwor-tet werden. Au�erdem hat sich die Erwartung, mehr Platz f�r die Mitarbeiter zu gewinnen, erf�llt. Statt H�ngeregisterschr�nken stehen in den B�ros am Lenbachplatz heute Schreibtische f�r neue Kollegen, (bi)

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